new-data-services-uo-...
zwww_conceptuitw_blau...

Tijdens de COVID-19 is hybride werken in een stroomversnelling gekomen. Nu is het zaak om door te pakken. We hadden een energiek panelgesprek met VodafoneZiggo, Eneco, Rabobank en KPN. Over hoe zij tegen deze nieuwe manier van werken aankijken. Hoe ze het hybride werken inpassen in de organisatie. En over wat ze de afgelopen tijd geleerd hebben. Spoiler. Het hybride werken is volgens hen niet iets wat we moeten maar iets wat we willen.

Waarom nu doorpakken?

De organisaties zijn al langer bezig met het loslaten van vastgeroeste werkpatronen en het zoeken naar nieuwe manieren van werken. VodafoneZiggo onderscheidt hierbij drie drivers: het is een kans om hardnekkige maatschappelijke problemen, zoals filedruk op te lossen. Het zorgt ervoor dat medewerkers gelukkiger worden in hun werk. En als we het goed aanpakken komt dat ook nog eens ten goede aan de effectiviteit. KPN herkent dit ook als drijvers.

Uit de antwoorden blijkt verder dat de Coronatijd een ideale proeftuin is. KPN: “voorheen werd ook wel thuis gewerkt, , maar niet altijd even effectief. We hebben nu allemaal ontdekt dat het anders kan. Beter, effectiever, fijner. Ons uitgangspunt voor de toekomst is flexibiliteit binnen kaders. Hierbij maak je afspraken met elkaar hoe binnen de kaders jij met je team gaat werken in een hybride setting. Geen enkel team is hetzelfde. Het moet ook echt werken. Anders schiet het het doel voorbij”.




Eneco merkt op dat je hierbij goed moet kijken welke werkzaamheden je beter op kantoor kan verrichten en welke je prima thuis kan oppakken. Vervolgens moet je hier heldere afspraken over maken
en het kantoor op deze werkzaamheden inrichten. Rabobank brengt het werknemersperspectief in. Geen 'one-size-fits all', maar wel samen afspraken maken. Over wanneer we elkaar fysiek ontmoeten en waarvoor. Voor de bank is het ook een kleine eyeopener dat klanten een virtueel gesprek erg waarderen. 

  



Wat is de rol van leiderschap?

Het is eigenlijk eenvoudig. Als je wil dat je medewerkers vernieuwen, dan zal je zelf ook moeten (willen) vernieuwen. 'Leadership by example'. Eneco geeft aan dat het als manager belangrijk is goed naar je eigen werkweek te kijken. Wanneer wil ik mensen fysiek ontmoeten en wanneer werk ik effectiever digitaal?  Onze richtlijn hierbij is 40/40/20: 40%  samenwerken (op kantoor), 40% thuis werken en 20% vrij.  





VodafoneZiggo ontdekte tijdens de lockdown dat het voor medewerkers heel zichtbaar is wat de directie doet. Als zij weer ‘ouderwets’ naar kantoor gaan, dan gaan de medewerkers ook. Bij KPN is in het licht daarvan zelfs de raad van bestuur verdieping een team area geworden die online boekbaar is voor teams.




Afspraken voor iedereen of per individu?

Het maakt natuurlijk nogal een verschil of je op een rooster werkt, of taakgericht. Daarom is het volgens VodafoneZiggo lastig om hier een algemene uitspraak over te doen. Zij geven teams de ruimte om zelf onderling afspraken te maken. “We monitoren dit natuurlijk wel. We houden het gedrag bij en rapporteren dit zodat we eventueel kunnen bijsturen.” Rabobank heeft nog een andere belangrijke learning. Zij kijken ook naar de behoefte van elk team. “Een nieuw team heeft meer behoefte elkaar fysiek te ontmoeten dan een bestaand team dat langer samenwerkt en elkaar dus al beter kent.”





Hoe voorkom je de beruchte drukke dinsdag en donderdag?

Het gaat hierbij om een combinatie van 'nudging en planning'. Bij KPN willen ze het aantrekkelijker maken om op rustige dagen naar kantoor te komen. 




Een aantal organisaties werkt met een reserveringssysteem. Zo krijg je automatisch spreiding. Bij Eneco zien ze nu al dat er hierdoor meer mensen op andere dagen boeken. Je moet hierbij wel voorkomen dat populaire locaties en tijden direct worden volgeboekt. Bij Rabobank laten ze de teams nu nog vrij om zelf te kiezen en te plannen. “Als we merken dat dit onvoldoende werkt, gaan we schaarste creëren.
Dan worden de dal dagen vanzelf aantrekkelijk.








Hoe creëer je een experimentele fase, met pilots waarvan je leert?

Het is belangrijk dat je altijd het grote doel voor ogen houdt. Dat je durft te experimenteren en een goed feedbacksysteem hebt. Zodat je ook daadwerkelijk helder krijgt wat goed gaat en wat minder goed. Bij Rabobank staan hierbij de teams centraal. ”We gaan met teams experimenteren, wat werkt voor welke collega. We kijken naar de verschillen tussen de teams. Wat werkt voor een operations team, lokale bank of een risk team? Dit begeleiden we en we meten wat werkt en wat niet. De 'learnings' leggen we vast in een 'playbook': een draaiboek met hulp en tips.”


Hoe richt je de organisatie in?

Een andere manier van werken stelt ook nieuwe eisen aan de organisatie en de werkruimtes. Dat betekent dat je voor een deel terug moet naar de tekentafel. Voor Eneco is het 40/40/20 principe een belangrijk fundament (40% thuis, 40% op kantoor en 20% vrij). Het is sturend en biedt toch genoeg vrijheid voor uitzonderingen. Bijvoorbeeld voor nieuwe medewerkers die graag wat meer op kantoor komen. Ze waken voor verkeerde prikkels. Bijvoorbeeld wanneer thuis of op kantoor werken goedkoper is.

Bij VodafoneZiggo gaan ze uit van vrijwilligheid. “Kies je ervoor, dan formaliseren we het en maken we ook heldere afspraken. Je krijgt een goede thuiswerkplek met alle Arbo toeters en bellen. Deze manier van werken is bij ons een pilot en zeker nog geen recht. Medewerkers houden hun vaste standplaats en we bieden een ov-kaart aan. Maar we hebben dus geen vaste reiskostenvergoedingen en ook geen thuiswerkvergoeding”.




KPN ziet 60-40 voor nu als de ideale verhouding tussen kantoor en elders, tussen fysiek en digitaal. op basis van onderzoek onder medewerkers, In juni 2021 doen ze opnieuw onderzoek. Wat het definitief wordt besluiten ze pas na een experimentele periode, eind 2022.  “We hebben hierbij nog wel een aantal open vragen: wordt thuiswerken een verplichting of blijft het vrijwillig Wat doe je met de standplaats: concreet wordt in de toekomst je woonplaats je standplaats? ” De vaste reiskostenvergoeding is bij KPN nu al op declaratiebasis en de manier van reizen is al veranderd door nieuw, duurzaam beleid. Het wordt duurzamer met minder auto’s, meer OV, meer fietskilometers en alleen elektrische auto’s voor een zeer beperkt aantal leaserijders.


Welke stappen zet je bij het invoeren?

“Begin bij de why”, dat is de tip van de meeste organisaties. Waarom doe je dit en wat wil je er als organisatie uithalen? Bij Eneco is dit doel kernachtig verwoord in de slogan: ‘Making it work even better’. Vervolgens zullen toonaangevende mensen in de organisatie leiderschap moeten tonen door het goede voorbeeld te geven. “Want”, zegt VodafoneZiggo, “als de directie het kan, waarom zou het niet kunnen in mijn team?” Verder is het belangrijk de OR te betrekken en duidelijke afspraken te maken. Hoe doen we het met de vergoedingen? Hoe doen we het met de planning? En hoe zorgen we ervoor dat niemand achterblijft? Besteed naast deze praktische zaken ook aandacht aan de mentale kant. Wat is de impact van digitaal werken? Voor jezelf en je team. Ook KPN zet vol in op het meenemen en activeren van de leiders in de organisatie, de dragers van de verandering.

En het allerbelangrijkste: probeer niet de hele route van uur tot uur en van maatregel tot maatregel uit te stippelen. Houd het einddoel voor ogen en durf te experimenteren. Zo ontstaat vanzelf een nieuwe manier van werken die bij jouw organisatie past. 





Wat doe je als een medewerker in verschillende teams zit?

Zit een medewerker in vier teams die elkaar allemaal op een andere dag willen ontmoeten, dan zit je voor je het weet weer elke dag op kantoor. Rabobank geeft aan dat ook dit iets is dat ze in de praktijk zullen ervaren. Geen problemen maken als ze er (nog) niet zijn is het devies. Misschien lost dit zich wel vanzelf op. “Kijk goed naar de verschillende taken”, is het advies van Vodafone Ziggo. “Bij relatief simpele dingen zeggen we: virtual first. Je komt alleen op kantoor voor meetings die complex, creatief en persoonlijk zijn.”


De ene helft virtueel en de andere helft op locatie… hoe doe je dat?

VodafoneZiggo is resoluut. “Dat doen wij niet, bij ons is het of allemaal digitaal of allemaal fysiek.
Dus, zitten er drie op kantoor en drie ergens anders. Dan kruipen die drie op kantoor ieder apart in een individuele ruimte. Zo garandeer je altijd een ‘level playing field’.” Ook bij Eneco gaan ze voor een 'level playing field' en onderzoeken ze nog welke verschillende vergadermethodes daarbij werken. Bij Rabobank zien ze het als de taak van de voorzitter om ervoor te zorgen dat het eerlijk verloopt. Door iedereen het woord te geven en ervoor te zorgen dat er aan tafel niet door elkaar wordt gepraat. “Dat zijn slimme
kleine dingen.”


Iedereen is het thuis zitten zat! Holt straks iedereen naar kantoor?

Natuurlijk hollen we weer naar kantoor. Organisaties bestaan uit sociale verbindingen en die brokkelen in deze tijd langzaam af. Maar dat betekent zeker niet dat we meteen weer 5 dagen per week naar kantoor gaan. Bij Rabobank zeggen ze het zo: “Alles staat stil. Je sociale leven, je werkleven, thuis, onderwijs. Als je straks weer één dag naar kantoor kunt gaan, helpt dat al onwijs voor de verbinding.  Het verschil van niks naar er kan weer iets, dat gaat het grote verschil maken. VodafoneZiggo benadrukt het belang van de sociale structuur voor elke organisatie. Daarom houden ze ook vast aan die twee dagen op kantoor. Dat zal KPN waarschijnlijk ook doen.



“Hou het einddoel voor ogen. De reis erheen is een avontuur. Het einddoel helpt je hordes te nemen.”
charles-deluvio-lks7v...
charles-deluvio-lks7v... (copy)

“Klik niet alles in beleid vast. De eerste twee jaar is een experimentele fase. We weten echt nog niet hoe het gaat werken in de praktijk.”

“Met 'nudging' en het creëren van schaarste maak je dal dagen aantrekkelijk”

“Een nieuw team heeft meer behoefte elkaar fysiek te ontmoeten dan een bestaand team.”

“Als de directie weer naar kantoor gaat, dan heeft dat een aanzuigende werking, Zo van: straks mis ik iets’’

“Ook onze klanten blijken een virtueel
gesprek erg te waarderen”

We leven in een nieuwe realiteit. Het hybride werken heeft de toekomst, het biedt geweldige kansen om effectief samen te werken en tegelijkertijd het werkgeluk en de productiviteit te verhogen. Ook kunnen we samen de CO2-uitstoot verminderen, o.a. doordat we bewuster en duurzamer gaan reizen.

Werken is iets wat je doet en geen bureau of gebouw. We kunnen vanaf elke plek vergaderen, brainstormen en overleggen. Het is daarbij belangrijk te kijken welke plek voor welke activiteit het meest effectief is. En duidelijke kaders te scheppen. Dit geeft werknemers de ruimte om beter te werken en er meer te zijn voor henzelf en thuis. De betere balans zorgt voor meer werkgeluk. Omdat we minder kilometers maken en bijvoorbeeld minder kantoorruimte nodig hebben is dit ook nog eens duurzaam. En we ontdekken dat de productiviteit - als je het goed aanpakt - omhoog gaat. Hierbij moeten we durven aansluiten bij de trend om meer te managen op basis van vertrouwen en resultaat.

De verschillen en dilemma’s
aan de hand van 10 vragen

magazine_quotes_ander... (copy)
magazine_quotes_ander...
Lees hieronder verder

“We willen niet terecht komen in de discussie over wie het wc-papier betaalt”


zwww_conceptuitw_blau... (copy1)

“Natuurlijk kunnen we niet wachten om weer naar kantoor te gaan, maar echt niet meteen vijf dagen”.